Abrechnen

Aus gemessenen Mengen wird Geld. Alles dazu steht in der Abrechnung — über die Aktion „Abrechnung" in der Hausliste oder oben rechts in der Ansicht eines Hauses, Treppenhauses, einer Etage oder Wohnung. Den Abgleich von Soll und Ist beschreibt das Kapitel „Leistungsverzeichnis".

Der Aufbau der Abrechnung

Die Abrechnung ist von oben nach unten in Abschnitte gegliedert; jeder Knopf sagt in einer zweiten Zeile, was er bewirkt:

Die Abschnitte rollen mit der Liste.

Die Übermessung nach VOB/C

Die VOB/C legt je Gewerk fest, ob eine Öffnung von der Fläche abgezogen oder übermessen, also mitgerechnet wird. Beispiel nach DIN 18350 (Putz- und Stuckarbeiten): Eine Wand von 4,00 × 2,50 m = 10,000 m² hat ein Fenster von 1,20 × 1,40 m = 1,68 m². Es liegt unter 2,50 m² und wird übermessen — abrechenbar sind 10,000 m² statt 8,320 m², bei 30 €/m² 50,40 € mehr je Fenster. Die Schwelle gilt je Öffnung, nicht für die Summe: Drei Fenster zu je 1,5 m² werden übermessen, ein Schaufenster mit 4,5 m² wird abgezogen.

Die Regel steht am Projekt

Unter Einstellungen des Projekts zeigt „Übermessung (VOB/C)" die geltende Regel. „ändern" öffnet die Auswahl; dort ist die geltende Regel mit „gilt zurzeit" markiert, und jede Regel nennt ihre Quelle:

Aufgenommen ist nur, was sich an einer Quelle belegen lässt; für alle übrigen Gewerke bleibt es beim vollen Abzug. Eine eigene Schwelle lässt sich nicht einstellen.

Die Regel wirkt durch die ganze Abrechnung: Soll/Ist, Angebot, Rechnung, XRechnung, GAEB X31 und REB DA11, Tabellen-Exporte, PDF, Excel und Zusammenstellung rechnen dieselbe Zahl. Beim Messen wirkt sie nicht: Messbildschirm, Wandgruppen-Editor, Raumsummen und Raumscan zeigen die reine Geometrie; die Objektliste zeigt unter der gemessenen die abrechenbare Menge, wo die Regel sie verändert. Gespeicherte Belege behalten ihre Mengen.

Die Regel gilt für das ganze Projekt und wird mit der Cloud abgeglichen: Auf jedem Gerät des Teams rechnet dasselbe Projekt dieselbe Menge. Vor jedem Beleg lohnt trotzdem ein Blick auf „Übermessung (VOB/C)".

Mengen: zwei oder drei Nachkommastellen

Wie viele Nachkommastellen eine Menge trägt, steht am Projekt: Unter Einstellungen des Projekts zeigt „Nachkommastellen der Mengen" die geltende Wahl; „ändern" öffnet das Blatt mit „2 Stellen (12,35)" und „3 Stellen (12,346)". Neue Projekte beginnen mit der Vorgabe aus Einstellungen › Längeneinheit (Kapitel „Einstellungen"), bestehende rechnen weiter mit drei Stellen; die Wahl wird wie die Regel mit der Cloud abgeglichen. Die Stellen gelten für alle Mengen (m², m³, lfm, Stück) — in der Abrechnung, auf dem Beleg, in XRechnung und ZUGFeRD und in den Exporten:

1. Jede Aufmaßzeile wird genau einmal gerundet, kaufmännisch auf die Stellen des Projekts. Eine Aufmaßzeile ist ein Objekt mit seinem Ansatz, bei einer Wandgruppe jede Wand und jede abgezogene Aussparung, bei einem Bauelement die Stückzahl.
2. Die Menge einer Position ist die Summe der gerundeten Zeilen.
3. Der Betrag einer Zeile ist Menge × Einheitspreis, auf den Cent gerundet.

Die Übermessungsregel wirkt vor der Rundung: Sie entscheidet, welche Öffnung überhaupt eine Zeile bekommt. Gemessen und gespeichert wird ungerundet — gerundet wird die Menge, nie das Maß; Längen bleiben millimetergenau.

GAEB X31 und REB DA11 schreiben immer drei Stellen, weil GAEB für eine Menge nicht mehr trägt. Bei drei Stellen stehen auf Beleg, E-Rechnung und Aufmaßdatei dieselben Zahlen. Bei zwei Stellen kann die Menge in der Aufmaßdatei je Aufmaßzeile um bis zu 0,005 von der Rechnung abweichen — etwa 12,346 in der X31 und 12,35 auf der Rechnung.

Auf neuen Belegen steht jede Menge mit den Stellen des Projekts. Eine ganze Stückzahl in den Einheiten St, Stk oder psch steht ohne Nachkommastellen — „4 St" statt „4,000 St" —, auf dem Beleg samt den Spalten „gesamt", „bisher" und „neu", im Abgleich der Abrechnung, im Aufmaß-Vergleich und auf den Soll/Ist- und Abweichungsseiten des PDF-Berichts. Das ist nur die Anzeige: Gerechnet wird mit den Stellen des Projekts, und XRechnung, GAEB X31 und REB DA11 schreiben die Menge wie bisher mit ihren Nachkommastellen. Ein gestellter Beleg behält seine Stellen, auch wenn das Projekt später umgestellt wird; Rechnung aus einem Angebot, Berichtigung und Storno übernehmen die Stellen ihrer Quelle. Ältere Belege gibt die App beim erneuten Herausgeben mit ihren Beträgen und Stellen heraus, wie sie damals gestellt wurden; nur eine ganze Stückzahl steht auch dort ohne Nachkommastellen.

Der Vertrag

Unter Einstellungen des Projekts zeigt „Vertrag" die Vertragsart — anfangs „BGB-Werkvertrag", nach erfasster Abnahme mit „abgenommen" und Datum. „ändern" öffnet das Blatt „Vertrag". Die Vertragsart hängt am Projekt, wird mit der Cloud abgeglichen und bestimmt Zahlungsziel und Belegart im Vorschlag:

Die VOB/B gilt nur, wenn sie vereinbart ist (§ 305 Abs. 2 BGB) — deshalb ist der BGB-Werkvertrag voreingestellt. Beim Verbraucherbauvertrag begrenzt § 650m BGB Abschläge auf 90 % und verlangt 5 % Sicherheit; die App nennt beides im Blatt, prüft es aber nicht und weist die Sicherheit nicht aus.

Außerdem im Blatt „Abnahme heute erfassen" — setzt das heutige Datum (ein anderes ist nicht wählbar; zurück über „Abnahme entfernen"). Erst mit Abnahme schlägt die App bei VOB/B und Verbraucherbauvertrag die Schlussrechnung vor; ihr Knopf steht aber immer bereit.

Abschläge rechnen immer im Gesamtstand: Jeder Abschlag zeigt alles Erbrachte und setzt die bisherigen ab. Eine Umstellung auf den Zuwachs gibt es nicht mehr. War ein Projekt früher so eingestellt und gibt es schon gestellte Abschläge, meldet die App das beim Öffnen von „Angebote & Rechnungen" mit „Abrechnung jetzt kumuliert"; den nächsten Beleg dann einmal gegenlesen.

Abschläge im BGB-Werkvertrag

Auch im BGB-Werkvertrag gibt es Abschläge (§ 632a BGB) — über den Knopf „Abschlagsrechnung". Sind Abschläge gestellt, wird die abschließende Rechnung zur Schlussrechnung: Die App schlägt sie vor, auch beim Umwandeln eines Angebots, und die Schlussrechnung setzt die Abschläge ab. Eine gewöhnliche „Rechnung" setzt nie etwas ab. Wer sie neben gestellten Abschlägen trotzdem wählt — etwa für Arbeiten außerhalb des Auftrags —, liest im Dialog einen Hinweis dazu und wird vor dem Stellen noch einmal gefragt (siehe „„Rechnung" neben gestellten Abschlägen"); im Reiter „Beträge" stehen dann keine Abschläge zur Auswahl.

Preise

Über „Preise" — oder mit einem Tipp auf eine Zeile der Abrechnung — bekommt jede Position ihren Einheitspreis. Aus einer Angebots- oder Auftragsdatei oder einer Tabelle mit Preisspalte sind die Preise schon da. „Nur ohne Preis" filtert, unten steht die „Summe netto", übernommen wird mit „Speichern". Ein geleertes Feld löscht den Preis. Beträge ohne Tausenderpunkt eintragen — 1250,00, nicht 1.250. Eine Position ohne Preis zählt nicht als null; die App weist getrennt aus, wie vielen der Preis fehlt.

Daneben steht der Steuersatz je Position. Ein leeres Feld („Satz d. Belegs") heißt, der Satz des Belegs gilt — nicht 0 %. Ein unlesbarer Satz, ein Satz außerhalb von 0 bis 100 und ein unlesbarer Preis werden ohne Meldung verworfen; nach dem Speichern lohnt ein zweiter Blick in die Liste.

Angebot und Rechnung

„Angebote & Rechnungen" öffnet die Belege des Projekts. Oben stehen die Zahl der Angebote, „offen beim Kunden" (verschickte und angenommene Angebote, netto), „gestellt" und „noch offen" (die Zahlbeträge der gestellten, noch nicht bezahlten Rechnungen), beides brutto. Gezählt werden nur gestellte und bezahlte Rechnungen, keine Entwürfe; in einer Abschlagskette zählt jede Leistung einmal, und eine berichtigte Rechnung zählt über ihre Berichtigung. Es bleibt eine Übersicht, keine Offene-Posten-Liste. Darunter steht der Abschnitt „Neuen Beleg anlegen" mit „Nächster Schritt: …" und je einem Knopf für die Belegarten; der vorgeschlagene ist hervorgehoben und trägt „empfohlen". Nach einer gestellten Schlussrechnung verweist die App auf die Berichtigung. Jeder dieser Knöpfe öffnet zuerst einen Entwurf — das Dokument entsteht erst mit „Stellen und teilen" (beim Angebot „Angebot erzeugen") darin; „Vorschau" daneben speichert nichts. Darunter folgt die Liste „Belege des Projekts"; der Schalter „Abgeschlossene ausblenden" kürzt sie.

Welche Menge gerechnet wird

Ein Angebot rechnet alle Positionen mit der Soll-Menge — außer Wahlpositionen und Bedarfspositionen ohne Gesamtbetrag. Eine Rechnung rechnet nur gemessene Positionen mit der gemessenen Menge. Die Grundlage steht im Reiter „Beträge" unter „Welche Menge wird gerechnet?" (Soll oder Ist) und wechselt nie von selbst. Positionen, die nicht auf den Beleg kommen — ohne Preis, mit Menge 0 oder aus den genannten Gründen —, nennt die App vor dem Erzeugen. Den Beleg immer über den passenden Knopf beginnen: Welche Positionen er enthält, richtet sich nach dem Knopf, nicht nach der oben im Dialog umgeschalteten Belegart.

Der Standardweg

Der Dialog hat die Reiter „Beleg" und „Beträge". Vorbelegt sind:

• die Nummer — Angebote je Jahr als AN-2026-001 …, alle Rechnungsarten gemeinsam als RE-2026-001 … (siehe „Belegnummern"),
• Empfänger, Empfängerart und § 13b vom Auftraggeber unter „Beteiligte",
• der Leistungszeitraum aus dem Aufmaß,
• die Frist aus der Vertragsart, beim Angebot 30 Tage Bindefrist,
• der Umsatzsteuersatz mit 19 % (wo eine Position keinen eigenen trägt) und die abzusetzenden Abschläge.

Im Dialog änderbar sind außerdem Referenz bzw. Leitweg-ID, „Hinweistext", Mengengrundlage, „Nachlass auf die Gesamtsumme (netto)", Skonto und Sicherheitseinbehalt. Empfänger, Empfängerart und § 13b werden am Auftraggeber unter „Beteiligte" geändert.

Unten stehen zwei Knöpfe. „Vorschau" druckt den Beleg mit dem Wasserzeichen „ENTWURF" und speichert nichts. „Stellen und teilen" — beim Angebot „Angebot erzeugen" — schreibt den Beleg fest, vergibt seine endgültige Nummer und gibt ihn heraus; danach lässt er sich weder ändern noch löschen, nur berichtigen. Fehlen ein Auftraggeber oder Pflichtangaben wie die Betriebsangaben, oder fallen Positionen heraus, nennt die App das vorher unter „Vor dem Erstellen prüfen"; „Trotzdem erzeugen" stellt den Beleg dennoch.

Objekte mit sich kreuzenden Kanten an einer Position des Belegs nennt dieselbe Rückfrage beim Namen: „Bei diesen Objekten kreuzen sich die Kanten: …". Solche Objekte zählen weiter mit der errechneten Fläche, die nicht die gezeichnete ist; die Form deshalb vor dem Stellen prüfen (Kapitel „Formen und Bauelemente"). Die Rückfrage erscheint dafür auch, wenn sonst nichts fehlt. Derselbe Satz steht beim Stellen eines Entwurfs aus der Belegliste in der Rückfrage „Beleg stellen?". Die Warnung setzt voraus, dass die App die Mengen des Projekts schon geladen hat; direkt nach dem Öffnen kann sie noch fehlen.

Offene Abschlagsrechnungen

Beginnt ein Beleg der Abschlagskette — Abschlags-, Teilschluss- oder Schlussrechnung — und gibt es gestellte Abschläge, die nicht als bezahlt geführt sind, fragt der Reiter „Beträge" unter „Offene Abschlagsrechnungen" je Abschlag nach:

• „ist bezahlt" — er bleibt in der Kette, wird mit Entgelt und Steuerbetrag abgesetzt und steht danach auf „bezahlt".
• „wird ersetzt" — er fällt aus der Kette und wird nicht abgesetzt; der neue Beleg nennt ihn als gegenstandslos. Auf „ersetzt" steht er erst, wenn der neue Beleg gestellt ist. Ist er bis dahin als bezahlt geführt, stellt die App nichts, vergibt keine Nummer und meldet es; der Beleg ist dann neu anzulegen.

Gestellt wird erst, wenn jede Frage beantwortet ist. Unter „Leistungsstand je Position" zeigt derselbe Reiter je Position „gesamt", „bisher" und „neu"; dieselben drei Spalten trägt der Beleg.

„Rechnung" neben gestellten Abschlägen

Ist im Dialog die Belegart „Rechnung" gewählt, während gestellte oder bezahlte Abschläge vorliegen, die weder ersetzt noch storniert sind, fragt „Stellen und teilen" vorher nach:

• „Als Schlussrechnung anlegen" — die Belegart wechselt auf die Schlussrechnung, der Dialog leitet seine Vorbelegungen neu ab und fragt unter „Offene Abschlagsrechnungen" wie gewohnt nach. Gestellt wird danach wie immer.
• „Trotzdem als Rechnung (setzt nichts ab)" — etwa für Arbeiten außerhalb des Auftrags; die Abschläge bleiben unverändert stehen.
• „Abbrechen" — es geschieht nichts.

Nach einer gestellten Schlussrechnung fragt die App nicht mehr.

Belegnummern

Eine Rechnungsnummer darf es nur einmal geben (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG); Lücken sind erlaubt. Die Nummer im Dialog ist zunächst ein Vorschlag — die endgültige vergibt die App erst beim Stellen. Unter dem Feld steht, woher sie kommt:

Mit Cloud wird ohne Nummernblock nicht gestellt. Fehlt der Block, holt „Stellen und teilen" zuerst Nummern vom Server. Geht das nicht — keine Verbindung, nicht angemeldet oder eine Rolle, die keine Nummern reservieren darf —, erscheint „Kein Nummernblock" mit dem Grund:

• In der Belegliste bleibt der Entwurf, wie er ist; „Nummern holen" versucht es erneut.
• Im Rechnungsdialog legt „Als Entwurf anlegen" den Beleg als Entwurf in die Belegliste; gestellt wird er dort über „Teilen", sobald Nummern da sind.

Ein Entwurf, dessen Rechnungsdatum in einem anderen Jahr liegt als die beim Stellen gezogene Nummer — etwa ein im Dezember angelegter, im Januar gestellter Entwurf —, bekommt das Datum des Stellens; Zahlungsziel und Bindefrist rücken um denselben Abstand mit.

Die Blöcke überschneiden sich nie. Ohne Cloud ist eine Nummer nur auf diesem Gerät sicher eindeutig.

Lücken entstehen mit Absicht: Was ein Block nicht vergibt, bleibt frei — etwa nach dem Zurückspielen einer Sicherung, das alle offenen Blöcke des Geräts abschließt. Welche Nummern das sind, zeigt Einstellungen › „Nummernblöcke und Lücken" (Kapitel „Einstellungen"); so lässt sich jede Lücke erklären. Nach dem Zurückspielen einer Sicherung vor dem ersten Beleg einmal „Jetzt synchronisieren" tippen — bis dahin liegt kein Block vor.

Belege aus einem eingelesenen Projekt tragen die Nummern des Absenders und sind als fremd gekennzeichnet. Der eigene Nummernkreis richtet sich nicht nach ihnen; ein übernommener Entwurf bekommt beim Stellen eine eigene Nummer.

Die Empfängerart entscheidet fast alles

Am Auftraggeber unter „Beteiligte" steht die „Art des Auftraggebers" — Privatperson (auch ohne Angabe), Unternehmen oder Öffentlicher Auftraggeber:

Wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird

• § 13b UStG — am Auftraggeber „§ 13b: Auftraggeber schuldet die Steuer". Greift nur bei Unternehmen oder öffentlichem Auftraggeber und nur, solange „USt 1 TG gültig bis" nicht abgelaufen ist; die USt-IdNr. des Auftraggebers ist dann Pflicht.
• § 19 UStG — „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)" in den Einstellungen.

In beiden Fällen gibt es kein Steuersatzfeld, der Satz ist null; § 19 geht § 13b vor. Ein versehentlich ausgewiesener Betrag würde nach § 14c UStG geschuldet.

Die Felder, die man leicht falsch macht

• „Leistung erbracht (von / bis)" — Pflicht auf jeder Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG), aus dem Aufmaß vorbelegt und zu prüfen. Zweimal dasselbe Datum ergibt einen einzelnen Leistungstag. Eingetippt wird Tag, Monat und vierstelliges Jahr, getrennt durch Punkt, Schrägstrich oder Bindestrich — 26.08.2026, 26/08/2026 oder 26-08-2026, gleich in welcher Sprache; vorbelegt wird in der Schreibweise der eingestellten Sprache. Ein Datum mit dem Jahr vorn, mit zweistelligem Jahr oder mit gemischten Trennern nimmt die App nicht an.
• Skonto — steht als Bedingung auf der Rechnung, nicht als abgezogener Betrag.
• Sicherheitseinbehalt — mindert weder Entgelt noch Umsatzsteuer; der Beleg zeigt ihn und die „Voraussichtliche Auszahlung". Wählbar „vom Brutto" oder „vom Netto" (bei § 13b immer Netto); bei einer Abschlagsrechnung vom neu geforderten Betrag, sonst von der vollen Summe. Die Grenze von 10 % je Zahlung (§ 17 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B) prüft die App nicht.
• Abzusetzende Abschlagsrechnungen — jede mit Netto und Steuerbetrag, nie als Sammelzeile (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG); Entwürfe, stornierte und ersetzte Abschläge fehlen. Vorausgewählt sind alle, abwählen ist selten richtig. Abgesetzt wird, was bezahlt ist oder unter „Offene Abschlagsrechnungen" mit „ist bezahlt" beantwortet wurde.
• Zahlungsziel — die VOB/B-Fristen laufen ab Zugang, die App rechnet ab Rechnungsdatum. Maßgeblich ist das Feld „Zahlungsziel (Tage)", beim Angebot „Bindefrist (Tage)" (in der Belegliste „Gültig bis").

Den Zahlbetrag mindern nur bezahlte Abschläge — um ihren Rechnungsbetrag, nicht um den Zahlungseingang. Deshalb einen Abschlag nach dem Zahlungseingang über „Stand" auf „bezahlt" setzen; was dort vergessen wurde, fragt der nächste Beleg der Kette ab.

Belege herausgeben

Ein Beleg geht in derselben Bewegung hinaus, in der er gestellt wird — an einen öffentlichen Auftraggeber als XRechnung, sonst als PDF; auf Telefon und Tablet über das Teilen-Blatt, im Browser als Download. Gestellt und gespeichert ist er in jedem Fall, auch bei abgebrochenem Teilen; er steht dann auf „verschickt". Die Vorschau geht immer als PDF mit dem Wasserzeichen „ENTWURF" heraus und wird weder gespeichert noch gestellt.

Später gibt „Teilen" am Beleg einen gestellten Beleg erneut heraus: „Erneut als PDF" für jeden Beleg (eine vollständige Rechnung trägt ihre Daten zusätzlich eingebettet) oder „Erneut als XRechnung" für jede Rechnung, die weder storniert noch ersetzt ist, auch an eine Privatperson, mit prüfbarem Mengennachweis (ein Stornobeleg ohne ihn). An einem Entwurf bietet „Teilen" stattdessen „Vorschau", „Stellen und teilen" und bei Rechnungen „Stellen und als XRechnung teilen". Geprüft wird beim Erzeugen, nicht beim Teilen.

Keine Konformitätszusage für die XRechnung. Unter „Stellen und als XRechnung teilen" und „Erneut als XRechnung" steht fest der Satz „Nicht zertifiziert, keine Konformitätszusage: Die XRechnung entsteht nach dem Normtext nach bestem Wissen. …" — ohne zusätzlichen Klick. Im Rechnungsdialog steht er bei einem öffentlichen Auftraggeber unter der Leitweg-ID, außerdem in der Rückfrage „Vor dem Erstellen prüfen", wenn sie erscheint, und in der Meldung nach dem Herausgeben der XRechnung. Ob ein Empfangssystem oder eine Rechnungseingangsplattform die Datei annimmt, sagt die App nicht zu; vor der Abgabe deshalb prüfen.

Die Sprache des Belegs

Beschriftungen, Zahlen und Daten auf dem Beleg folgen der Sprache des Belegs, nicht der eingestellten Sprache: Ein gestellter Beleg gibt sich bei jedem erneuten Herausgeben so aus, wie er gestellt wurde. Im Rechnungsdialog steht dafür „Sprache des Belegs" mit den fünf Sprachen, vorbelegt mit der eingestellten. An einem Entwurf ändert sie „Teilen" › „Sprache des Belegs: …"; ab dem Stellen ist sie fest.

• Eine Rechnung aus einem Angebot bekommt die eingestellte Sprache.
• Berichtigung und Storno stehen immer in der Sprache der Urrechnung; an ihrem Entwurf gibt es „Sprache des Belegs" nicht. Der Satz, der auf die Urrechnung verweist, steht damit in derselben Sprache wie der übrige Beleg.
• Die neue Rechnung bei „Ein anderer Empfänger" bekommt ebenfalls die Sprache der Urrechnung; an ihrem Entwurf lässt sie sich ändern.
• Der Satz „Ersetzt Abschlagsrechnung …" entsteht in der Sprache, die der Beleg beim Anlegen hat. Wer die Sprache des Entwurfs danach ändert, ändert Beschriftungen, Zahlen und Daten, nicht diesen Satz.
• Belege aus der Zeit vor dieser Regel gelten als deutsch.
• Die steuerlichen Pflichthinweise (§ 13b, § 19 und § 14b UStG, § 48b EStG) stehen immer deutsch auf dem Beleg.

Weicht die Sprache eines Belegs von der eingestellten ab, steht ihr Kürzel in der Belegliste neben der Nummer (etwa „· EN"). Meldungen beim Prüfen eines Belegs stehen in der eingestellten Sprache, denn sie richten sich an den, der ihn bearbeitet.

Der Lebenslauf eines Belegs

Ein Beleg aus dem Dialog entsteht gestellt und steht auf „verschickt". Entwürfe entstehen nur beim Umwandeln eines Angebots, beim Berichtigen und beim Stornieren — und mit Cloud über „Als Entwurf anlegen", wenn im Rechnungsdialog kein Nummernblock zu holen war (siehe „Belegnummern"); sie werden über „Teilen" gestellt und bekommen erst dabei ihre endgültige Nummer — bis dahin steht in der Liste „vorläufig" daneben. „Stand" bietet nur die Wechsel an, die ein Beleg gerade zulässt.

Ein Angebot wird angenommen oder abgelehnt; ein abgelehntes lässt sich wieder aufnehmen, und „in Rechnung umgewandelt" setzt nur das Umwandeln. Eine Rechnung wird über „Stand" bezahlt; storniert wird sie über „Stornieren" (siehe „Stornieren"). „bezahlt", „storniert" und „ersetzt" sind endgültig; „ersetzt" setzt nur das Stellen des nächsten Belegs der Kette, „storniert" nur das Stellen des Stornobelegs. Ein Entwurf mit vorläufiger Nummer wird nicht storniert, sondern gelöscht.

Aus dem Angebot wird eine Rechnung

Ein Angebot im Stand „verschickt" oder „angenommen" wird über „In Rechnung umwandeln" zur Rechnung. Liegt ein Aufmaß vor, fragt die App nach „Mengen aus dem Angebot" oder „Gemessene Mengen (Ist)"; hat dann keine Position einen Preis, kommt „Erst Preise pflegen". Die Belegart folgt dem Vorschlag (siehe „Der Vertrag"): Gibt es gestellte Abschläge, wird es die Schlussrechnung, auch im BGB-Werkvertrag, und die App fragt je noch nicht bezahltem Abschlag „ist bezahlt" oder „wird ersetzt". Es entsteht ein Entwurf, der über „Teilen" gestellt wird. Ein dabei mit „wird ersetzt" beantworteter Abschlag steht erst auf „ersetzt", wenn dieser Entwurf gestellt ist. Wird der Entwurf gelöscht, lässt sich das Angebot wieder umwandeln — es steht dann wieder auf „verschickt" bzw. „angenommen". Das gilt für Entwürfe, die ab dieser App-Fassung entstanden sind; ein älterer Umwandlungsentwurf lässt das Angebot beim Löschen umgewandelt. Holt man den gelöschten Entwurf aus dem Papierkorb zurück, bleibt das Angebot trotzdem frei. Ein Entwurf aus einem importierten Projekt ersetzt beim Stellen keinen Abschlag; der Abschlag bleibt gestellt. Seine Mengen tragen die Nachkommastellen des Angebots; ein Angebot aus der Zeit vor dieser Regel wird auf drei Stellen gerundet. Das Angebot bleibt mit „Rechnung vorhanden" bestehen.

Berichtigen statt Überschreiben

An jeder Rechnung, die nicht Entwurf, nicht storniert und kein Stornobeleg ist, steht „Berichtigen". Die App fragt „Was wird geändert?" und legt eine Rechnungsberichtigung als Entwurf an — mit Nummer und Datum der Urrechnung und diesem Satz, der Pflicht ist (§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV): Ohne ihn schuldete eine zweite Rechnung die Steuer doppelt (§ 14c Abs. 1 UStG). Ihre eigene Nummer bekommt die Berichtigung beim Stellen. Die Urrechnung bleibt unangetastet; mehrfaches Berichtigen ist möglich.

Im Dialog „Berichtigen" lassen sich die Positionen (Menge, Einzelpreis, Steuersatz; hinzufügen, entfernen oder alle „Aus aktuellem Aufmaß" übernehmen), der Empfänger mit Anschrift und USt-IdNr., der Leistungszeitraum und der Nachlass ändern. Bleiben die Positionen unberührt, rechnet die Berichtigung genau wie die Urrechnung. Ist die Urrechnung als bezahlt geführt, steht ihr Zahlbetrag unter „Bereits gezahlt auf …"; die Berichtigung setzt ihn mit Entgelt und Steuer ab und fordert nur den Unterschied. Der Betrag lässt sich ändern; leer bleibt er, wenn nichts gezahlt ist.

Ändert sich der Name oder die USt-IdNr., fragt die App: „Derselbe Empfänger, nur Schreibweise oder Anschrift berichtigt" ergibt eine Berichtigung; „Ein anderer Empfänger" legt ein Storno der Rechnung und eine neue Rechnung an den neuen Empfänger an, beide als Entwurf. Die Urrechnung steht erst mit dem Stellen des Stornos auf „storniert". Lässt sich die Rechnung nicht mehr stornieren — etwa weil schon eine Berichtigung gestellt ist —, nennt die App den Grund. Eine reine Änderung der Anschrift bleibt eine Berichtigung.

Ist eine Rechnung inzwischen storniert, lässt sich ihr Berichtigungsentwurf nicht mehr stellen; der Entwurf bleibt und lässt sich löschen. Die Mengen tragen die Nachkommastellen der Urrechnung; eine Urrechnung aus der Zeit vor dieser Regel wird auf drei Stellen gerundet, und trug sie mehr Stellen, kann der Betrag in Grenzfällen um einen Cent abweichen.

Stornieren

An einer gestellten oder bezahlten Rechnung — auch an einer Abschlags-, Teilschluss- oder Schlussrechnung — steht „Stornieren". Es entsteht ein Stornobeleg als Entwurf: eine Rechnungsberichtigung mit Nummer und Datum der Urrechnung als Bezug, allen Mengen und Beträgen der Urrechnung mit umgekehrtem Vorzeichen und dem Satz „Storno der Rechnung … vom …". Seine eigene Nummer bekommt er beim Stellen über „Teilen"; erst dann steht die Urrechnung auf „storniert". Liegt schon ein Storno-Entwurf vor, bietet die App ihn an, statt einen zweiten anzulegen.

• Ist die Urrechnung bezahlt, nennt die App die Erstattung an den Kunden mit dem Betrag, den der Beleg zur Zahlung stellte.
• Eine Abschlagsrechnung, die ein gestellter späterer Beleg absetzt, lässt sich erst stornieren, wenn dieser Beleg storniert ist; die App nennt ihn. Ist dieser Beleg eine Rechnungsberichtigung, geht das Storno der Abschlagsrechnung derzeit nicht, denn eine Berichtigung lässt sich nicht stornieren; die App sagt das.
• Ist zu einer Rechnung eine Rechnungsberichtigung gestellt, lässt sie sich derzeit nicht stornieren: Die Berichtigung bliebe als Forderung stehen, und eine Berichtigung lässt sich nicht stornieren. Die App nennt die Berichtigung.
• Angebote, Berichtigungen und Stornobelege lassen sich nicht stornieren; ein Stornobeleg lässt sich auch nicht berichtigen.
• Belege, die früher ohne Stornobeleg auf „storniert" gesetzt wurden, tragen den Zusatz „ohne Stornobeleg (Altbestand)"; „Stornobeleg nachträglich erzeugen" legt den fehlenden Beleg an. Der Beleg steht dabei schon auf „storniert" und bleibt so.

Bearbeiten und Löschen

Ein gespeicherter Beleg lässt sich nicht bearbeiten, auch kein Entwurf — ein fehlerhafter Entwurf wird gelöscht und neu erzeugt. Nur seine Sprache lässt sich an einem Entwurf noch ändern, außer an Storno und Berichtigung (siehe „Die Sprache des Belegs"). Löschen lassen sich nur Entwürfe; sie liegen danach 30 Tage im Papierkorb (Kapitel „Projekte und Gliederung"). Ein gestellter Beleg — auch ein verschicktes Angebot — unterliegt der Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO): statt ihn zu löschen, wird er storniert („Stornieren") oder berichtigt. Aus demselben Grund lässt sich ein Haus mit gestellten Belegen nicht löschen.

Das Aufmaß abgeben

„Aufmaß abgeben" erzeugt GAEB X31 oder REB DA11 für den Auftraggeber. Vorher nennt „Vor dem Abgeben prüfen" Positionen ohne Aufmaß (mit den ersten fünf Ordnungszahlen), die Zahl der Messungen ohne Zuordnung und Positionen, bei denen Einheit und gemessene Größe nicht zusammenpassen, dazu Bauelemente an Positionen, die nicht nach Stück abrechnen, und Objekte an einer Position, deren Kanten sich kreuzen („Bei diesen Objekten kreuzen sich die Kanten: …"). Das Blatt zur Wahl des Formats nennt fest, dass für X31 und DA11 keine Konformitätszusage besteht: Ob ein Abrechnungs- oder Prüfprogramm die Datei annimmt, sagt die App nicht zu. „Trotzdem abgeben" bleibt möglich; „Aufmaß erzeugt" nennt die fehlenden Positionen noch einmal und unter „Hinweise zur Datei", was in der Datei anders steht als in Soll/Ist — höchstens fünf Hinweise einzeln, den Rest als Zahl. Diese Hinweise stehen auf Deutsch. Grenzen der Formate: Kapitel „Exportieren".

Aufmaßblätter

Ein Aufmaßblatt ist die Einheit, die eingereicht und freigegeben wird — quer zur Gliederung. „Aufmaßblätter" zeigt die Liste und wie viele Objekte auf keinem Blatt liegen; „Neues Blatt" legt das nächste an. Jedes Blatt zählt Objekte und Positionen und warnt mit „… ohne LV-Position". „Offene Objekte zuordnen" legt alle Objekte ohne Blatt auf ein Blatt im Stand Entwurf. „Stand" führt von Entwurf zu Eingereicht und weiter zu Freigegeben oder zurück zum Entwurf. „Löschen" steht nur an einem Entwurf und entfernt nur das Blatt, nicht die Messungen.

Mit der Freigabe gelten alle Objekte des Blatts als fertig. Vorher fragt die App „Blatt freigeben?" und nennt, wie viele Objekte es betrifft; danach lässt sich der Stand des Blatts nicht mehr ändern; zusätzliche Mengen kommen über „Als Nachtrag kopieren" auf ein neues Blatt (unten). In der Objektliste tragen fertige Objekte „✓ fertig".

Gesperrte Objekte und Nachtrag

Sobald ein Blatt eingereicht ist, sind seine Objekte gesperrt — bis es wieder auf Entwurf steht, nach der Freigabe endgültig. In der Objektliste steht an einem gesperrten Objekt ein Schloss mit der Blattnummer; ein Tipp öffnet es nur zum Ansehen mit Werten, Mengen und „Historie". Die Aktionen bieten dann nur „Ansehen", „Historie" und „Als Nachtrag kopieren"; die Fotodokumentation des Objekts ist dort nicht erreichbar. Messen, Umbenennen, Position ändern, LV-Position zuordnen, einem anderen Blatt zuordnen und Löschen sind gesperrt. Ein Raum, eine Wohnung, eine Etage, ein Treppenhaus und das Haus lassen sich nicht löschen, solange darin ein gesperrtes Objekt liegt, ebenso eine LV-Position, die ein gesperrtes Objekt trägt; die Meldung sagt, ob das Blatt erst über „Stand" auf Entwurf zurück muss oder, weil es freigegeben ist, gar nicht mehr. An einem gesperrten Blatt fehlen „Offene Objekte zuordnen" und „Löschen"; „Positionen aus Aufmaß erzeugen" lässt gesperrte Objekte aus.

„Als Nachtrag kopieren" fragt nach dem Ziel: „Neues Nachtragsblatt" legt ein Blatt im Stand Entwurf an, dessen Titel „Nachtrag zu Blatt" und die Nummer des gesperrten Blatts nennt; darunter stehen die vorhandenen Entwürfe. Die Kopie liegt im selben Raum und trägt alle Maße und dieselbe LV-Position; das Original bleibt, wie es eingereicht wurde. Die Historie der Kopie beginnt neu.

Die Kopie wird zusätzlich abgerechnet. Soll/Ist, Rechnung und die Exporte zählen Original und Kopie, denn keine Mengenrechnung unterscheidet nach Blatt. Direkt nach dem Kopieren steht die Menge also doppelt da. Kürzen Sie die Kopie auf die zusätzliche Menge; eine geringere Menge lässt sich auf diesem Weg nicht abbilden.

Grenzen der Sperre: Sie gilt in dieser App-Fassung und in der Schnittstelle für Fremdprogramme. Eine ältere App-Fassung auf einem anderen Gerät kann ein gesperrtes Objekt weiter ändern, und ihr Stand kommt über den Abgleich an. In dieser Fassung prüfen auch „Rückgängig" in der Rückgängig-Leiste (ebenso Strg+Z oder Cmd+Z) und „Meinen Stand wiederherstellen" unter „Konflikte beim Abgleich" die Sperre und sagen, warum sie an einem gesperrten Objekt nichts zurückschreiben. Ebenso das Zurückholen aus dem Papierkorb: Eine gelöschte LV-Position, die an einem Objekt hing, das inzwischen auf einem eingereichten oder freigegebenen Blatt liegt, bleibt im Papierkorb, bis das Blatt wieder Entwurf ist; bei einem freigegebenen Blatt kommt sie nicht mehr zurück. Blätter erscheinen in keinem Export.

Unterschreiben lassen

Ein freigegebenes Aufmaßblatt und ein gestellter Beleg — jeder Stand außer Entwurf — lassen sich unterschreiben, etwa vor Ort vom Auftraggeber oder von der Bauleitung. Unter der Karte des Blatts bzw. des Belegs steht dafür „Unterschreiben"; Entwürfe und eingereichte Blätter haben den Knopf nicht.

Der Dialog „Unterschreiben" fragt Name (Pflicht), Rolle und Ort; als Datum steht der heutige Tag da, die Uhrzeit ist die des Speicherns. In das Feld „Unterschrift" wird mit Finger, Stift oder Maus unterschrieben; „Neu zeichnen" leert es. Darunter steht, dass es eine einfache elektronische Unterschrift ist, die keine vereinbarte Schriftform ersetzt. Gespeichert werden Striche, Name, Rolle, Ort und Zeitpunkt sowie eine Prüfsumme des unterschriebenen Stands; mit Team gehen sie an den Server und erscheinen auf den anderen Geräten.

Unter dem Blatt bzw. Beleg steht danach jede Unterschrift mit Name, Rolle, Zeitpunkt und Ort, dazu eine von drei Angaben:

• „Prüfsumme stimmt" — der Stand ist derselbe wie beim Unterschreiben.
• „Prüfsumme stimmt nicht — das Dokument wurde nach dem Unterschreiben geändert".
• „Prüfsumme nicht prüfbar — das Dokument fehlt auf diesem Gerät".

Lesende sehen die Unterschriften, legen aber keine an. Einen Beleg unterschreiben lassen im Team nur Inhaber und Admins; anderen meldet der Dialog das.

Im PDF: Das PDF eines gestellten Belegs trägt unter dem Beleg den Abschnitt „Unterschriften" in der Sprache des Belegs — mit der Unterschrift, Name, Rolle, Ort, „Unterschrieben am" und der Prüfsumme (SHA-256) — und hat als Anhang den Prüfabzug, auf den sich die Prüfsumme bezieht, samt einer Datei mit dessen SHA-256-Prüfsumme. Die Vorschau mit Wasserzeichen trägt keine Unterschriften. Die PDF-Berichte des Projekts, etwa „PDF individuell …", nehmen jedes unterschriebene Aufmaßblatt in einen Abschnitt „Unterschriften" auf, unabhängig von der Auswahl im Baum, und legen ebenso dessen Prüfabzug bei. Wer das PDF erhält, kann mit einem gängigen Prüfsummenwerkzeug nachrechnen, dass der beigelegte Prüfabzug zur gedruckten Prüfsumme passt.

Ein fremdes Aufmaß vergleichen

„Aufmaß einlesen" › „Datei wählen" legt ein Aufmaß des Auftraggebers oder Prüfers (GAEB X31 oder REB DA11) neben das eigene. Übernommen wird nichts; wer eine fremde Zahl übernehmen will, misst nach. Je Position stehen eigene und fremde Menge mit dem Stand stimmt überein, fremd höher, fremd niedriger, nur in der fremden Datei oder nicht abgerechnet; oben beide Summen und die Filter Alle, Abweichend und Nur fremd. Die fremde Menge einer Position ist die Summe ihrer Aufmaßzeilen, jede auf drei Nachkommastellen gerundet, wie GAEB sie schreibt. Eine unlesbare Datei meldet die App mit dem Grund, auch im Browser.

Mehrere Geräte und der Browser

Mit der Cloud abgeglichen werden Preise, Steuersätze, Vertrag, Abnahme, Übermessungsregel, Belege und Aufmaßblätter samt Unterschriften, Beteiligte, dazu die Betriebsangaben aus den Einstellungen samt „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)" und im Team das Logo — sie pflegen im Team Inhaber und Admins (Kapitel „Einstellungen"). Nur auf dem Gerät bleiben die Nummernblöcke, ohne Team auch das Logo.

Im Browser liegen alle Angaben im Speicher des Browsers und sind nach dem Neuladen wieder da. Wo der Browser keinen Speicher hergibt, etwa in einem privaten Fenster, kommt nach dem Neuladen nur zurück, was die Cloud abgleicht (Kapitel „Wenn etwas klemmt"). Vor einem Beleg aus einem solchen Fenster deshalb die Betriebsangaben prüfen — sonst weist ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer aus und schuldet sie.

Was welcher Tarif braucht

In jedem Tarif: Abrechnung und Soll/Ist ansehen, Regel und Vertrag setzen, vorhandene Belege ansehen, ihren Stand ändern (etwa auf „bezahlt") und Entwürfe löschen. Zu Pro gehören „Preise", „Positionen aus Aufmaß erzeugen", Belege erzeugen, umwandeln, berichtigen, stornieren und teilen, „Aufmaßblätter", „Aufmaß einlesen" und „Aufmaß abgeben"; ohne Pro führen diese Knöpfe zur Tarifübersicht (Kapitel „Tarife").

Im Team gilt zusätzlich die Rolle: Preise, Steuersätze und Belege ändern nur Inhaber und Admins, und in der Rolle „Messen" sind sie gar nicht sichtbar (Kapitel „Zusammenarbeit").

Was hier bewusst nicht steht

• Eine vollständige Rechnungsprüfung — geprüft werden die Felder, ohne die ein Beleg sofort scheitert, und der Leistungszeitraum.
• Eine Buchhaltung — Zahlungen sind ein Stand, keine Buchung.
• Steuerberatung — die Paragraphen stehen hier, weil die App nach ihnen rechnet.